Dalam operasional bisnis sehari-hari, terkadang terjadi kesalahan dalam pembayaran faktur, di mana jumlah yang dibayarkan melebihi jumlah yang seharusnya. Kelebihan pembayaran ini harus dicatat dan dikelola dengan baik agar tidak mengganggu laporan keuangan perusahaan. Accurate Online, sebagai salah satu software akuntansi yang populer di Indonesia, menyediakan fitur yang memungkinkan pengguna untuk mencatat kelebihan pembayaran dan mengalokasikannya ke faktur pembelian lainnya.
Berikut ini langkah-langkah yang perlu untuk dilakukan :
Ilustrasi :
- Tanggal 05/03/2019 ada pembelian barang dengan nilai faktur pembelian/hutang sebesar 3.024.950
- Tanggal 05/03/2019 dilakukan pembayaran atas faktur pembelian tersebut senilai 3.050.000 dimana ada kelebihan pembayaran sebesar 25.050 tidak dikembalikan akan tetapi ingin digunakan agar dapat memotong nilai hutang pada faktur pembelian selanjutnya
Ilustrasi Faktur Pembeliannya
Jurnal Faktur Pembelian
Proses yang perlu dilakukan terdiri dari 2 tahapan yaitu tahap pertama mencatat nilai kelebihan bayar dan tahap kedua adalah menggunakan nilai kelebihan bayar sebagai pemotong nilai Faktur Pembelian selanjutnya.
TAHAP 1 : Mencatat Nilai Kelebihan Bayar Pembelian
- Masuk ke menu Pembelian | Pembayaran Pembelian kemudian lengkapi pengisian formulir Pembayaran Pembelian lalu klik pada detail faktur yang akan dibayar sehingga tampil pop up box.
Formulir Pembayaran Pembelian dengan Kelebihan Bayar
Klik tab Informasi Diskon di kotak pop-up. Pilih akun untuk menyimpan nilai Kelebihan Bayar. Isi jumlah sebesar kelebihan bayar, yang merupakan nilai negatif sebesar Rp -25.050, dan klik Lanjut untuk menyimpannya.Note: a) Tipe akun penampung yang digunakan pada ilustrasi ini adalah tipe Aset Lancar Lainnya. b) Jika akun penampung tidak muncul dalam pilihan Akun Diskon di formulir Pembayaran Pembelian, Anda harus mengisikan akun penampung tersebut pada Akun Perkiraan Penerimaan/Pembayaran. Anda dapat menemukan pilihan ini di menu “Pengaturan”, “Preferensi”, “Akun Perkiraan”, dan “Diskon”.
Mencatat Kelebihan Bayar sebagai Diskon Pembelian
- Klik Hitung pada Nilai Pembayaran, kemudian Simpan. Dengan demikian nilai kelebihan pembayaran pembelian telah tersimpan pada akun penampung tersebut.
Pembayaran pembelian dengan kelebihan bayar
Jurnal Pembayaran Pembelian dengan Kelebihan Bayar
TAHAP 2 : Meggunakan Nilai Kelebihan Bayar sebagai Pemotong Faktur Pembelian selanjutnya.
- Agar kelebihan bayar dapat digunakan sebagai pemotong nilai hutang pada faktur pembelian berikutnya, Anda harus membuat Uang Muka Pembelian sebesar nilai kelebihan bayar, yaitu Rp 25.050. Buat ini dari menu Pembelian, Uang Muka Pembelian, dan kemudian klik Proses dan pilih Pembayaran.
Mencatat Kelebihan Bayar sebagai Uang Muka Pembelian
- Pada Formulir Pembayaran Pembelian, lengkapi formulir tersebut kemudian klik pada detail Faktur Uang Muka Pembelian tersebut sehingga tampil pop up box.
Uang Muka Pembelian atas Kelebihan Bayar
- Dalam kotak yang muncul, klik tab Informasi Diskon. Pilih akun penampung yang akan digunakan untuk menyimpan nilai bonus pembayaran. Isi nilai diskon dengan nilai bonus pembayaran, yang sebesar Rp 25.050, lalu klik Lanjut untuk menyimpannya.
Nilai Diskon untuk pembayaran uang muka pembelian
- Pada bagian Nilai Pembayaran klik Hitung kemudian simpan.
Formulir Pembayaran Pembelian atas Uang Muka Pembelian untuk Kelebihan Bayar
Jurnal Pembayaran Pembelian atas Uang Muka Pembelian untuk Kelebihan bayar
- Selanjutnya agar nilai kelebihan bayar tersebut bisa mengurangi / memotong nilai Faktur Pembelian lainnya, pada Faktur Pembelian yang dimaksud, pilih transaksi uang muka atas kelebihan bayar tersebut (pada poin 1).
Mengalokasikan Uang Muka Pembelian untuk Kelebihan Bayar pada Faktur Pembelian yang akan dipotong nilai hutangnya
Jurnal Faktur Pembelian yang telah dipotong dengan uang muka pembelian atas kelebihan bayar
- Dengan demikian nilai hutang pada Faktur Pembelian tersebut otomatis berkurang sesuai nilai uang muka tersebut, yaitu ketika diproses pada Pembayaran Pembelian, nilai hutangnya sudah berkurang senilai uang muka yang digunakan tersebut.
Pembayaran Pembelian
Note :
- Pembuatan uang muka pembelian atas kelebihan bayar pembelian, bisa dibuatkan satu per satu setiap kali ada nilai kelebihan atau bisa juga diakumulasikan hingga nilai kelebihan bayar tertentu baru kemudian dibuatkan uang muka pembeliannya.
- Jika Anda ingin menggunakan nilai kelebihan bayar pembelian untuk memotong faktur pembelian dengan beberapa pemasok, proses ini juga dapat digunakan. Dalam hal ini, Anda harus membuat Uang Muka Pembelian atas Kelebihan Bayar dengan nama pemasok yang dimaksud di tahap 2, misalnya Anda membuat kelebihan bayar atas pembayaran ke Pemasok A, kemudian Anda ingin menggunakan nilai kelebihan tersebut untuk memotong faktur pembelian untuk Pemasok B. Pada tahap pertama, Anda harus mencatat kelebihan bayar ke Pemasok A,
Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda. Semoga artikel ini memberikan informasi yang berharga dan bermanfaat tentang Accurate Online.